Τρεις από τις τέσσερις συναντήσεις αποτυγχάνουν. Δείτε πώς να κάνετε τη δική σας επιτυχία

Κάθισα πρόσφατα σε μια συνάντηση που με έβαλε σε έκσταση. Ο στόχος ήταν ασαφής, ήταν ελάχιστα διευκολυνθείσα και γεμάτη με πάρα πολλές πληροφορίες. Καθώς κοίταξα γύρω από το δωμάτιο, παρατήρησα ότι όλοι έμοιαζαν εξαντλημένοι, χωρίς κίνητρα και αποδεσμευμένοι. Ο αρχηγός της συνάντησης δεν είχε μεταφέρει μια συνεκτική ιστορία και δεν είχε επιτύχει τον στόχο της συνάντησης. Οι συναντήσεις με ανεπαρκή καθοδήγηση λαμβάνουν χώρα σε επίπεδα επιδημίας, γι‘ αυτό το 90% των ανθρώπων ονειρεύονται κατά τη διάρκεια αυτών των συνεδριών Οι περισσότεροι συμμετέχοντες δεν είναι παρόντες, εργάζονται σε άλλα έργα ή δεν συμμετέχουν στη συζήτηση. Όταν η προσοχή αρχίζει να απομακρύνεται, η συνάντηση έχει ήδη αποτύχει.

Οι συναντήσεις είναι από τους πιο παγκοσμίως αποδεκτούς σπατάλη χρόνου στον σύγχρονο χώρο εργασίας. Σχεδόν όλοι μπορούν να θυμηθούν μια στιγμή που αποχώρησαν από μια σύσκεψη και σκέφτηκαν «Σε παρακαλώ, στείλε μου ένα email την επόμενη φορά». Σύμφωνα με έρευνα σε σχεδόν 200 ανώτερα στελέχη που διεξήχθη από τον Steven Rogelberg του Πανεπιστημίου της Βόρειας Καρολίνας, το 71% των συναντήσεων είναι «μη παραγωγικές και αναποτελεσματικές», ενώ ένας παρόμοιος αριθμός θεώρησε ότι οι συναντήσεις τους εμπόδισαν να κάνουν την απαραίτητη εργασία Οι περισσότεροι άνθρωποι λένε ότι συνήθως κάνουν άλλη δουλειά κατά τη διάρκεια των συναντήσεων και από εκείνους που δεν κάνουν t, πολλοί ελέγχονται και δεν επικεντρώνονται στο συγκεκριμένο θέμα.

Το πρώτο και πιο εύκολα αποφύγιμο λάθος είναι η κακοχρονισμένη συνάντηση. Υπάρχει χρόνος και χώρος για συναντήσεις, ωστόσο μερικές φορές οι ηγέτες αγνοούν τις ανάγκες των συμπαικτών τους και προγραμματίζουν συγκεντρώσεις εστιάζοντας στη δική τους ευκολία. Όταν ένας συμπαίκτης έχει ένα βουνό ατομικής δουλειάς, θα ελέγχεται διανοητικά πριν καν ξεκινήσει η συνάντηση. Θυμηθείτε, μια συνάντηση είναι μια συναλλαγή του χρόνου και της ενέργειας ενός άλλου. Αξιολογείτε τις ανάγκες και τα ενδιαφέροντα των συναδέλφων σας ή κλέβετε τις πιο πολύτιμες στιγμές τους;

Οι συναντήσεις είναι κακώς προετοιμασμένες, προγραμματισμένες πολύ συχνά και πολλές φορές καταλήγουν σε κοσμικές συζητήσεις που χάνουν χρόνο αντί για δημιουργικότητα και συνεργασία. Σκεφτείτε αυτό, αφιερώστε χρόνο για τα πιο σημαντικά θέματα που θα συζητηθούν και εάν οι πληροφορίες μπορούν να μεταφερθούν χωρίς καμία συμβολή από την ομάδα, τότε επανεξετάστε την αναγκαιότητα της συνάντησης. Οι πιο παραγωγικές συναντήσεις επικεντρώνονται στη συζήτηση, τη συζήτηση και την κριτική, όχι σε χωματερές πληροφοριών.

Συχνά, οι μεγαλύτερες προσωπικότητες μονοπωλούν τις συζητήσεις, πειρατεύουν ευρύτερες συζητήσεις και τρελαίνονται για να συγκαλύψουν το γεγονός ότι είναι απροετοίμαστοι. Roger Schwarz, οργανωτικός ψυχολόγος και συγγραφέας του Έξυπνοι ηγέτες, πιο έξυπνες ομάδες μας υπενθυμίζει: «Είσαι εκεί για να είσαι διαχειριστής όλων των ιδεών στην αίθουσα». Θέλετε «οι συμμετέχοντες να βλέπουν τη συνάντηση της ομάδας ως παζλ – ο ρόλος τους είναι να βγάλουν τα κομμάτια στο τραπέζι και να καταλάβουν πώς ταιριάζουν μεταξύ τους», λέει ο Schwarz. Αυτοί οι τύποι συνομιλιών αξιοποιούν τη σοφία του δωματίου, εστιάζοντας στην επικοινωνία αξίας και στην ιεράρχηση στρατηγικής.